Muutoshallinta on hankkeen suunnittelun ja toteuttamisen aikana sekä sen jälkeen tapahtuvien muutosten ennakointia ja suunnitelmallista hallintaa. Se tarkoittaa suunniteltuja ja harkittuja toimenpiteitä, joilla hankkeen läpivientiä tuetaan niin, että se voidaan toteuttaa menestyksekkäästi suunniteltujen resurssien ja aikataulun puitteissa.
Changepro Change Management Service on menetelmä, jonka avulla muutoshankkeet toteutetaan onnistuneesti. Palvelu perustuu tiiviiseen ja suunnitelmalliseen yhteistyöhön toteutettavan hankkeen kanssa. Menetelmän keskeinen työväline on hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä.
Miksi muutoshallintaa tarvitaan?
1. Muutokset organisaatiossa
Muutos organisaatiossa tarkoittaa väistämättä muutosta myös siinä työskenteleville ihmisille. Hankkeen vaikutuspiirissä olevien henkilöiden kokemus meneillään olevasta muutoksesta ja heidän suhtautumisensa siihen vaikuttaa merkittävästi hankkeen onnistumiseen todellisuudessa.
2. Muutokset työympäristössä
Jokainen hanke tai projekti aiheuttaa muutoksia työympäristöömme. Muutos vaikuttaa hankkeen toteuttajiin, niihin, joihin työympäristöä hankkeen tuotokset muuttavat, tai niihin, joilla on muutoin intressejä hanketta kohtaan. Hankkeen aikana työmäärä tai sen sisältö voi muuttua. Työtehtävämme voivat muuttua osittain tai kokonaan. Muutos voi vaikuttaa myös henkilön rooliin tai valtaan.
3. Muutoksien vaikutuspiiri
Muutoksen vaikutuspiirissä olevat henkilöt suhtautuvat muutokseen – tiedostaen tai tiedostamattaan – yleensä tunneperäisesti . Tunneperäinen suhtautuminen muutoksiin on normaalia. Se tulee ymmärtää ja ottaa huomioon, kun hanketta suunnitellaan ja toteutetaan. Hyvällä muutoshallinnalla suhtautumiseen voidaan vaikuttaa niin, että tunnevaikutus ei häiritse henkilöiden omaa työrauhaa tai viihtyvyyttä. Tämä edesauttaa hanketta ja sen onnistumista.
4. Suhtautuminen muutoksiin
Suhtautuminen muutokseen on prosessi, joka sisältää erilaisia tunteita, asenteita ja käyttäytymismalleja koko hankkeen ajan ja sen jälkeenkin silloin, kun hanke muuttaa henkilön työympäristöä tuotostensa vuoksi. Mikä tahansa muutos häiritsee vakiintuneita käyttäytymismallejamme ja ajattelutapaamme. Usein koemme, että muutoksen vuoksi menetämme jotain; osaamista (kompetenssi), mukavuutta, luottamusta, kapasiteettia tai hallintaa.
5. Luonnolliset reaktiot
Kokemuksemme etenevästä muutoksesta aiheuttaa luonnollisia reaktioita; stressiä, järkytystä, kieltämistä, vastustusta, jopa vihaa. Reaktiot johtuvat sisäisestä taistelustamme muutosta vastaan, kun yritämme päästä takaisin sille samalle tasolle osaamisen, mukavuuden, luottamuksen, kapasiteetin ja hallinnan alueilla, joka meillä oli ennen muutoksen alkamista.
6. Muutoksen ymmärtäminen
Muutoshallinnan avulla henkilöstöä autetaan ymmärtämään paremmin muutoksen sisältö ja tuotokset. Henkilöiden suhtautuminen saadaan muutokselle myönteisemmäksi, mikä nopeuttaa organisaation toipumista normaaliin tilaan muutoksen jälkeen.